• Objetivo – responsable del tratamiento de la información.

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los beneficiarios, empleados, aliados proveedores y ciudadanos que interactúan con WOM-EN y los diferentes proyectos liderados por la entidad como responsable de la información. WOM-EN, desarrolla sus actividades como una entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, identificada con el NIT. 901.273.430-3 con domicilio en la Calle 63 # 31-57 interior 603, en la ciudad de Medellín, Colombia, con correo electrónico info@wom-en.org y número telefónico (57) 4 4982099. 

• Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento WOM-EN resulte responsable dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique, complete o reglamente. Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tienen los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de poder poner a disposición del público la política de privacidad; 
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento;
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. WOM-EN en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus funcionarios, a los cuales les resultan aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
5. Dato privado: Es el dato que es solo relevante para su titular.
6. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento;
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento de la Información Personal

Los datos personales que WOM-EN recolecta, almacena, y de cualquier otra forma trata, son administrados por el personal de WOM-EN, son confidenciales y solo son utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como de acuerdo con lo que se establece en los siguientes aspectos de tratamiento de la información personal:

3.1 Esta política es aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a WOM-EN directamente o a través de los proyectos administrados sus datos mediante cualquier medio verbal, escrito, en línea o físico y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas, son recaudados por la entidad.

3.2 Tratamiento de información personal en el desarrollo de los programas sociales y eventos. Teniendo en cuenta los programas y eventos realizados por el responsable, este recolecta y almacena datos personales relacionados con la información de contacto de ciudadanos que hacen parte de los programas sociales o asisten a los eventos desarrollados directamente o por parte de sus aliados. La información recibida por WOM-EN, es tratada conforme con la ley

1581 de 2012 y demás normas reglamentarias en materia de protección de datos personales, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información o sus representantes en el caso de personas con discapacidad cognitiva o menores de edad.

3.3 Tratamiento de la información personal en la actividad de comunicación y prensa. En el mismo sentido, en las actividades de comunicación y prensa que realiza la entidad, se recolectan y almacenan datos personales de los ciudadanos en lo relacionado a sus datos de contacto o sus imágenes, audios o videos. Esta información recibida por parte de WOM-EN es entregada directamente por los titulares de la información y es tratada conforme con la presente política dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias,

bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de esta.

3.4 Tratamiento de la información personal en las actividades de recursos humanos. Para sus actividades de selección de personal y bienestar social WOM-EN recolecta y almacena datos personales de sus colaboradores y funcionarios, información que es recibida directamente de los titulares de la información y que es tratada conforme con la presente política y dentro del marco contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información.

3.5 Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al ciudadano/beneficiario o PQR. Para el proceso de Atención al ciudadano/beneficiario y Atención de peticiones, quejas y reclamos WOM-EN recolecta y almacena información personal de sus beneficiarios u asistentes a eventos desarrollados por la entidad. La información recibida por WOM-EN es entregada por los titulares de la información y es tratada

conforme a la presente política y dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información. Los términos para la contestación de los derechos de petición relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales son los previstos en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 como se consagra en la presente política.

3.6 Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes: WOM-EN realiza el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando media autorización previa y expresa de su Titular o su representante.

Para el tratamiento de datos sensibles es requisito: 

1. a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
2. b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que son objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 
3. c) No condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.

WOM-EN en el normal desarrollo de sus operaciones no realiza el tratamiento de datos de menores, sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes legales o acudientes. No obstante, lo anterior, no es necesaria la autorización para el tratamiento de los datos en el caso establecido en el artículo 6 de la ley 1581, de acuerdo con el cual no se debe cumplir tal requisito cuando: “El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular”

3.7 Tratamiento Información recibida de Terceros. La información recibida por WOM-EN a través de fuentes como aliados, operadores y terceros en general es recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo, el uso dado a esta información está dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia del responsable. WOM-EN mantiene con estos terceros convenios o acuerdos en los cuales se establecen sus responsabilidades y obligaciones en materia de tratamiento de la información personal, exigiéndoles, además el mantenimiento de políticas de privacidad ajustadas a la normatividad vigente para el efecto o acogimiento de las políticas de la entidad.

• Finalidades del Tratamiento de la Información.

En cada caso de recolección de datos por parte de WOM-EN, las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

1. Actividades de comunicación o desarrollo de los programas de la Fundación para socios, aliados o beneficiarios
2. Actividades y eventos de información y comunicación de los programas y proyectos de los que hace parte;
3. Envío de información acerca de los programas desarrollados por WOM-EN. Socialización del alcance de sus proyectos e invitación a potenciales beneficiarios, a través de diferentes medios de comunicación, llamadas telefónicas, visitas a organizaciones comunitarias, material POP, y demás canales considerados pertinentes, a jornadas informativas y de inscripción a sus proyectos;
4. Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con empleados, colaboradores o contratistas; 
5. Uso de la información de contacto obtenida en los diferentes eventos desarrollados por WOM-EN, 
6. Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de test y pruebas sicotécnicas, 
7. Actividades de trabajo y bienestar social con los colaboradores, 
8. Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los ciudadanos, beneficiarios o asistentes a eventos de WOM-EN, 
9. Actividades como la gestión contable y financiera en cuanto a los proveedores titulares de información,
10. Transferir la información a terceros, a través de los convenios con entidades públicas para el desarrollo de sus programas sociales.
11. Compartir la información con terceros que colaboran con WOM-EN y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información. En todo caso, esas entidades y personas están igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta WOM-EN con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

WOM-EN podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de los datos personales. 

WOM-EN podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso WOM-EN enajenará o entregará esta información a un tercero, diferente a los mencionados de forma general dentro de las finalidades, a menos que resulte necesario para su adecuado cumplimiento, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.

La entidad podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la entidad. 

WOM-EN podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de encuestas, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de los datos personales.

• Obligaciones del responsable del tratamiento.

WOM-EN como responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario; 
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; 
10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Derechos del titular.

El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento WOM-EN es responsable, tiene los siguientes derechos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a WOM-EN. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a WOM-EN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. 
3. Ser informado por WOM-EN , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información WOM-EN ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución. 
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de WOM-EN, se hace, en caso de resultar obligatorio previo consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos.

7.1. Medios para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitio Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

7.2. Prueba de la autorización: WOM-EN utiliza los mecanismos con que cuenta actualmente para implementar las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

7.3. Fotos, videos y publicaciones: En el desarrollo de los proyectos adelantados por WOM-EN, podrá realizarse captura de imágenes fotográficas, y grabaciones de audio y video, tanto de los actores responsables como de los interesados y beneficiarios de estos, ya sea por sus proveedores de servicios/operadores, sus contratistas o directamente por WOM-EN. Este material fotográfico y de video es centralizado por WOM-EN y se utiliza con la finalidad de (i) dejar una constancia de las labores desarrolladas en el marco de los proyectos; (ii) Publicarlas en el desarrollo de campañas informativas de los proyectos en diferentes medios como radio, televisión y/o prensa: (iii) Incluirlas como parte de material audiovisual impreso, digital o electrónico, así como páginas web y redes sociales de la entidad.

Se tiene un compromiso de revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que no se atente contra la dignidad, intimidad, o buen nombre de alguna de las personas que aparezcan en dichas comunicaciones. En cada oportunidad que se requiera tomar autorizaciones para el tratamiento de imágenes, videos y publicaciones de los interesados, potenciales beneficiarios, y beneficiarios de los proyectos, estos deben conocer y aceptar que no tienen derecho a recibir compensaciones ni reconocimientos económicos, comerciales o lucrativos, estableciendo que la información se utilizará únicamente para los fines señalados en este aparte. La entrega, captura y recepción de esta información por parte de sus titulares, en cualquier forma, no transmite la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma.

• Atención de peticiones, consultas y reclamos.

8.1. Área responsable.

WOM-EN a través del área de Procesos y Gestión del Conocimiento atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. De conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 cuando El Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como beneficiario de los programas desarrollados por WOM-EN o sea necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto de la entidad, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual y ya no resulta necesario para la entidad mantener la información con el fin de cumplir sus obligaciones, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus funcionarios, aliados, operadores o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales. 

La entidad en desarrollo de su objeto social se apoya en terceros que colaboran con el desarrollo de sus actividades y el adecuado funcionamiento de los proyectos de los que hace parte y en esa medida ha instruido a esos terceros para que la recolección de la información personal, cualquiera que esta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes, sin embargo en caso de incumplimiento de esos terceros a sus obligaciones no es asumido por WOM-EN, que, en tales casos, actúa como un tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada.

En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, WOM-EN hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizar el traslado de la solicitud a los terceros encargados de la recolección de la información, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

8.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.

Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por WOM-EN a través de los siguientes mecanismos:

• Envío de correo electrónico: info@wom-en.org

• Normatividad vigente

Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

• Vigencia.

La presente política entra en vigor a partir del mes de enero de 2020. Los datos personales tratados por WOM-EN permanecerán en la base de datos de la entidad hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados. WOM-EN se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. WOM-EN publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información y se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política